HAINAUT FORMATION

Vos droits

Vous disposez d'une série de droits (accès, information, rectification, portabilité, effacement (droit à l'oubli), limitation, opposition, retrait de consentement) conformément aux articles 15 à 22 du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD), vous permettant de ne pas rester totalement passif par rapport à l'utilisation de vos données.

Cette demande d'exercice des droits (qui doit être accompagnée de toute pièce justifiant de votre identité) ou toute demande d'information est à adresser au Délégué à la protection des données (DPO) soit :

• par lettre adressée à la cellule DPO, avenue Général de Gaulle, 102 à 7000 MONS
• par e-mail à l'adresse électronique suivante : info.dpo@hainaut.be

Voies de recours

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou qu'un traitement de données à caractère personnel vous concernant constitue une violation du RGPD. Pour introduire une réclamation, adressez une demande à l'adresse suivante : Autorité de protection des données, rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles (E-mail : contact@apd-gba.be)

Mise à jour

La présente politique est susceptible de faire l'objet d'éventuelles mises à jour. Il est dès lors demandé de la relire épisodiquement afin d'en être informé(e).

Nom du traitement

Gestion de formations : Académie de Police Hainaut Formation.

Description

L'Académie de Police (HFAP) de Hainaut Formation organise des formations professionnelles destinées principalement aux services de police, plus largement, aux métiers de la sécurité. Elle dispense : des formations de base pour les aspirants (inspecteurs / inspecteurs principaux), des formations continuées / fonctionnelles obligatoires pour l'exercice de fonctions spécifiques au sein de la police (ex. policier de quartier, mentor, inspecteur mœurs…) ainsi que des formations spécifiques en lien avec la sécurité pour des commanditaires externes (SPF, communes, services du Gouverneur…). L'offre est évolutive et s'adapte aux besoins opérationnels (analyse des besoins, comités techniques, conseil de formation annuel) ainsi qu'aux nouvelles obligations légales nécessitant de former les publics concernés. Les inscriptions aux formations s'effectuent selon les cas via un formulaire d'inscription (papier ou en ligne), via une plateforme de gestion des formations, ou par la transmission d'une liste de candidats par l'autorité ou le service compétent. Pendant les formations, une liste de présences est signée. La facturation est réalisée sur base des relevés de présences transmis au service comptabilité. Le traitement de données couvre la gestion des inscriptions, convocations, présences, suivi pédagogique et administratif, évaluation, délivrance/encodage/transmission des résultats et attestation/informations de réussite, ainsi que la facturation. Des données liées à un accident de travail peuvent être traitées et transmises aux interlocuteurs compétents. Une partie du dossier école est transmise à l'unité de destination afin d'initier le dossier personnel. Les statistiques produites (volumétrie, heures de cours, taux de satisfaction, pistes d'amélioration) sont anonymisées avant transmission aux instances compétentes dans une logique d'amélioration continue.

Qualification

Responsable de Traitement.

Coordonnées du responsable de traitement

Collège Provincial - Rue Verte 13 - 7000 MONS

Coordonnées du sous-traitant si existant

ASBL CIH, Avenue de Gaulle 102 – 7000 MONS. Dans le cadre d'une demande ponctuelle et motivée, l'ASBL CIH peut être amenée à consulter/utiliser certaines données pour résoudre un problème technique ou dans le cadre d'une maintenance. Imprimante/Scanner : SA RICOH BELGIUM, Medialaan 28a, 1800 Vilvoorde et Konica Minolta Business Solutions N.V./S.A.. Berkenlaan, 8A-B B-1831 Diegem et/ou tout autre fournisseur dont l'identité et le détail des traitements effectuées pour le compte de la Province peuvent être communiqués sur simple demande à l'institution concernée. Quantos Evolution (Dendreo), 194 Avenue de la Gare du Sud de France 34970 Lattés. MICROSOFT CORPORATION (Teams) : filiale en Belgique : Brussels National Airport (Passport Building), 1K Luchthavenlaan, BE-1930 Zaventem.

Si vous avez un sous-traitant, quels sont les types de traitement effectués pour votre compte ?

• Archivage
• Collecte
• Communication par transmission
• Conservation
• Consultation
• Effacement ou destruction
• Enregistrement
• Hébergement
• Limitation
• Organisation, structuration
• Utilisation

Si vous êtes responsable de traitement conjoint, quels sont les types de traitement effectués ensemble ?

• Conservation
• Consultation
• Effacement ou destruction
• Hébergement
• Utilisation

Catégories de personnes

• Agent provincial, mandataire provincial ou personnel y attaché
• Contacts professionnels
• Elèves, étudiants, stagiaires
• Formateurs, collaborateurs occasionnels
• Tiers impliqués

Information complémentaire / Autre catégorie

Les membres des services de police, les aspirants policiers, ainsi que les professionnels et intervenants des métiers de la sécurité participant aux formations organisées par l'Académie de Police.

Principaux types de données à caractère personnel

• Données d'identification
• Numéro de Registre national
• Caractéristiques personnelles
• Études et formations
• Profession et emploi

Liste exhaustive de toutes les données à caractère personnel de ce traitement

nom, prénom, adresses privée et professionnelle, numéros de téléphone privé et professionnel, date et lieu de naissance, langue maternelle, numéro de registre national, plaque d'immatriculation du véhicule, dernier diplôme obtenu, profession/fonction et emploi - Matricule et unité de service – activité complémentaire, attestation sur l'honneur, certificat d'admission à la formation, prestation de serment, données relatives aux prestations scolaires (présences/absences, … pour encodage GALop/ suivi scolaire), résultats à l'alternance, dernière évaluation de fonctionnement professionnel, bulletins de formation/diplômes/attestations de suivi de formations, informations administratives finales de formation (suivie, réussie, échec, présent, absence justifiée/injustifiée), recrutement interne ou externe, employeur/unité de destination, numéro de matricule, services antérieurs (pour valorisation) . les signatures des différentes parties prenantes au processus : de l'apprenant, des formateurs, de la direction de l'institution, des représentants de la police, des autorités. Informations nécessaires à la gestion administrative de l'accident de travail - identité et coordonnées d'un témoin / du tiers impliqué - assurance.

Licéité

• Obligation légale
• Contrat

Existe-t-il des catégorie(s) spécifiques(s) de données concernées faisant l'objet d'une nécessité absolue et de garanties appropriées ?

Oui.

Catégorie(s) spécifique(s) identifiée(s)

• Données de santé
• Données relatives aux condamnations pénales et infractions

Licéité(s) du traitement des données sensibles

• Consentement explicite au traitement de données sensibles
• Le traitement est autorisé par une législation

Liste exhaustive de toutes les données à caractère personnel de ce traitement

Données concernant la santé : informations nécessaires à la gestion administrative de l'accident de travail ou de l'accident survenu au cours de la formation (date, lieu, circonstances, nature des lésions, attestations ou certificats médicaux éventuels, déclarations et échanges avec les autorités ou organismes compétents, données nécessaires au suivi du dossier) - données relatives aux aménagements raisonnables (par exemple la dyslexie, le TDAH, les troubles du spectre de l'autisme, etc...) Données judiciaires (condamnations pénales, infractions, …) : attestation sur l'honneur et informations relatives aux comportements déviants/à risques et/ou sanctions judiciaires

Base(s) légale(s)

Oui.

Référence(s) légale(s) pour la licéité du traitement

AR du 06/04/2008 relatif aux standards de qualité, aux normes pédagogiques et d'encadrement des écoles de police AR du 20/11/2001 relatif aux formations de base AM du 24/10/2002 relatif aux formations de base des membres du personnel opérationnel des services de police AM portant sur le règlement des études et des examens relatifs à la formation de base des membres du personnel du cadre de base des services de police (24/09/2015) AR relatif à la formation de base des membres du personnel du cadre de base des services de police (24/09/2015) AR du 30/03/2001, portant la position juridique du personnel des services de police (PJPol) en Belgique, qui cadre la carrière et la formation, y compris pour les inspecteurs principaux. Il structure la formation de base (cadre moyen) et prévoit les conditions d'avancement pour ce grade. AR du 11/07/2021 (modifiant diverses dispositions relatives à la sélection et au recrutement des membres du personnel des services de police) a notamment réformé l'accès aux formations, exigeant une affectation préalable dans un service de police pour les candidats de la réserve avant d'entamer la formation de base. AR du 22/10/2003 relatif aux formations continuées des membres du personnel des services de police AR du 3/12/2005 relatif aux formations fonctionnelles des membres du personnel des services de police AM du 23/12/2005 déterminant les formations fonctionnelles relatives aux qualifications particulières des membres du personnel des services de police.

Principales catégories de destinataires

• La personne enregistrée elle-même
• Employeur ou relations de travail de la personne enregistrée
• Autres entreprises privées (à préciser)
• Services publics, entreprises publiques et opérateurs d'intérêt public
• Instances de la sécurité sociale
• Compagnies d'assurances et courtiers
• Tiers impliqués

Autre(s) catégorie(s)

Tutelle provinciale et Tutelle Police Fédérale, entreprises privées (par ex : TEC, hôpitaux,...)

Coordonnées du(des) destinataire(s)

ASBL CIH, Avenue de Gaulle 102 – 7000 MONS. Dans le cadre d'une demande ponctuelle et motivée, l'ASBL CIH peut être amenée à consulter/utiliser certaines données pour résoudre un problème technique ou dans le cadre d'une maintenance. Imprimante/Scanner : SA RICOH BELGIUM, Medialaan 28a, 1800 Vilvoorde et Konica Minolta Business Solutions N.V./S.A.. Berkenlaan, 8A-B B-1831 Diegem et/ou tout autre fournisseur dont l'identité et le détail des traitements effectuées pour le compte de la Province peuvent être communiqués sur simple demande à l'institution concernée. Quantos Evolution (Dendreo), 194 avenue de la gare du Sud à 34970 Lattés. Dendréo a recours à des sous-traitants ultérieurs pour certaines opérations : Whereby 6700 Malo, Gate 1 n°107 à 6700 Norvége et OVH, 2 rue Kellermann à 59100 Roubaix. Egalement Amazon Web Services 440 Terry avenue North WA 98109 Seattle- USA. Microsoft, Brusselairport ( Passport Building, 1K Luchthavenlaan - 1930 Zaventem). Les services de la Direction du personnel de la Police Fédérale (DRP) et ses services déconcentrés (GRH PolFed). Organismes compétents en matière d'accidents du travail

Transfert

Transfert fondé sur une décision d'adéquation

Pays de transfert

USA

Conservation

Autre

Durée et motivation

Le dossier administratif au complet (en ce compris les données relatives à un accident de travail) est conservé pendant 2 ans et puis archivé pendant 20 ans. Le certificat médical est conservé pendant la durée de la formation et puis transmis à la Direction du personnel de la Police Fédéral. Les informations nécessaires à la facturation sont conservées pendant 10 ans. Sous-traitant (Dendreo) : les données sont conservées pendant toute la durée du contrat liant la Province de Hainaut au prestataire. En cas de résiliation du contrat, les données demeurent accessibles pendant une période de 6 mois, à l'issue de laquelle elles sont supprimées, conformément aux dispositions contractuelles et aux instructions du responsable du traitement.

Droits des personnes concernées liés à ce traitement

• Droit d'information
• Droit d'accès
• Droit de rectification
• Droit à la portabilité
• Droit à l'effacement

Précisions s'il y a des exceptions aux droits cités précédemment

Le droit de rectification se limite à l'erreur de plume - Pour le droit d'effacement, il pourrait être refusé dans le cas d'une mission toujours en cours ou si la demande intervient avant l'expiration du délai de conservation