HAINAUT FORMATION

Vos droits

Vous disposez d'une série de droits (accès, information, rectification, portabilité, effacement (droit à l'oubli), limitation, opposition, retrait de consentement) conformément aux articles 15 à 22 du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel (RGPD), vous permettant de ne pas rester totalement passif par rapport à l'utilisation de vos données.

Cette demande d'exercice des droits (qui doit être accompagnée de toute pièce justifiant de votre identité) ou toute demande d'information est à adresser au Délégué à la protection des données (DPO) soit :

• par lettre adressée à la cellule DPO, avenue Général de Gaulle, 102 à 7000 MONS
• par e-mail à l'adresse électronique suivante : info.dpo@hainaut.be

Voies de recours

Sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou qu'un traitement de données à caractère personnel vous concernant constitue une violation du RGPD. Pour introduire une réclamation, adressez une demande à l'adresse suivante : Autorité de protection des données, rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles (E-mail : contact@apd-gba.be)

Mise à jour

La présente politique est susceptible de faire l'objet d'éventuelles mises à jour. Il est dès lors demandé de la relire épisodiquement afin d'en être informé(e).

Nom du traitement

Gestion des formations continuées, sur mesure et RGB

Description

L'école d'administration de Hainaut Formation assure, par ses formations (continuées, sur mesure et RGB), le perfectionnement professionnel du personnel provincial non enseignant et du personnel des pouvoirs locaux (communes, CPAS, hôpitaux publics, intercommunales) et des ASBL du secteur non-marchand. L'Ecole joue, dans ce cadre, un rôle de facilitateur auprès des administrations locales en accueillant les fonctionnaires des pouvoirs locaux dans les formations qu'elle organise et en élaborant des formations pour répondre à des besoins spécifiques. Elle organise des formations RGB permettant l'évolution barémique du personnel de la fonction publique. L'offre de formations est évolutive et est appelée à se compléter au fur et à mesure de l'apparition de nouveaux besoins. Ses thématiques sont variées et en adéquation avec les métiers de la fonction publique. L'Ecole d'Administration de Hainaut Formation est agréée par le Conseil régional de la Formation (CRF) de la Région Wallonne. Elle a par ailleurs été parmi les premières écoles à déployer des formations e-learning dans le paysage hennuyer et à s'inscrire dans une démarche de maîtrise interne visant à améliorer en continu la qualité de ses formations. Les formations sont organisées pendant les heures de service ou en soirée sur les différents sites de formation de Hainaut Formation - Ecole d'Administration (HFEA) en présentiel ou en E-learning selon la matière et à la condition que le participant le spécifie au moment de son inscription via le bulletin d'inscription disponible sur le site internet de HFEA ou sur demande auprès des gestionnaires de formation chargés de l'organisation et de la gestion administrative des formations. Chaque agent reçoit via son adresse mail professionnel (FCO) ou via la zone sécurisée (FRG) au minimum 15 jours avant le début de la session, une confirmation de l'inscription précisant les dates, le lieu et l'horaire de la formation. Une liste de présences est établie et sert aussi pour l'établissement de la facturation. La déclaration de créance (facture) est adressée à l'institution concernée à l'issue de la formation et au participant RGB pour sa quote-part personnelle. En cas de formation sur le site de l'administration demanderesse, une tarification « sur mesure » est d'application sur demande d'une offre de formation. Toute formation débutée et non achevée est due, de même que, toute inscription non annulée par mail ou par fax au gestionnaire de formations, au minimum 5 jours ouvrables avant le début de la session. Pour les RGB, toute formation débutée et non achevée après le 30/9 est due. Certaines formations se veulent obligatoires. A l'issue des formations, une attestation de suivi et/ou de réussite est délivrée à chaque participant. Des statistiques peuvent être réalisées pour évaluer les types de formations suivies et les publics concernés. Les données collectées peuvent être transmisses au Conseil Régional de la Formation qui mène des enquêtes de satisfaction auprès des participants.

Qualification

Responsable de Traitement

Coordonnées du responsable de traitement

Collège Provincial, Rue Verte 13 - 7000 MONS

Coordonnées du sous-traitant si existant

ASBL CIH, Avenue de Gaulle 102 - 7000 MONS. Dans le cadre d'une demande ponctuelle et motivée, l'asbl CIH peut être amenée à consulter/utiliser certaines données pour résoudre un problème technique ou dans le cadre d'une maintenance. Imprimante / Scanner : SA RICOH BELGIUM, Medialaan 28a, 1800 Vilvoorde et Konica Minolta Business Solutions N.V./S.A.. Berkenlaan, 8A-B B-1831 Diegem out tout autre fournisseur dont les coordonnées peuvent être communiquées sur simple demande adressée à Hainaut Formation Quantos Evolution ( Dendréo pour hébergement, conservation), 194 AVENUE DE LA GARE SUD DE FRANCE 34970 LATTES

Si vous avez un sous-traitant, quels sont les types de traitement effectués pour votre compte?

• Collecte
• Communication par transmission
• Conservation
• Consultation
• Effacement ou destruction
• Enregistrement
• Hébergement
• Utilisation

Catégories de personnes

• Agent provincial, mandataire provincial ou personnel y attaché
• Elèves, étudiants, stagiaires
• Formateurs, collaborateurs occasionnels

Information complémentaire / Autre catégorie

Membres du personnel des Communes, CPAS, Intercommunales, Zone de Police, Zone de secours, ASBL du secteur non-marchand, hôpitaux publics, pouvoirs locaux (idem membres du personnel des communes)

Principaux types de données à caractère personnel

• Données d'identification
• Numéro de Registre national
• Caractéristiques personnelles
• Études et formations
• Profession et emploi

Liste exhaustive de toutes les données à caractère personnel de ce traitement

Participant : Nom – prénom, date de naissance, adresse mail privée et/ou professionnelle, GSM Employeur : lieu de travail, Fonction, signature, Institution : n° de TVA, adresse, e-mail, téléphone prof., attestation de réussite / résultat obtenu, certificat médical / attestations diverses pour justifier d'une absence Gestionnaire de formation : Nom – prénom – adresse mail professionnelle – téléphone prof. Supérieur hiérarchique du participant : nom, prénom, fonction. L'attestation de suivi délivrée par la suite mentionne également le nom / prénom de la personne responsable de l'Ecole d'Administration de Hainaut formation le nom / prénom de la personne responsable de l'inspection générale de Hainaut Formation le nom / prénom du Député provincial en charge de la formation.

Licéité

Contrat

Existe-t-il des catégorie(s) spécifiques(s) de données concernées faisant l'objet d'une nécessité absolue et de garanties appropriées ?

Non

Base(s) légale(s)

Oui

Référence(s) légale(s) pour la licéité du traitement

Selon la formation choisie par le membre du personnel provincial non enseignant et du personnel des pouvoirs locaux (communes, CPAS, hôpitaux publics, intercommunales) et des ASBL du secteur non-marchand, elles sont organisées sur des prescrits légaux obligatoires dont la liste peut être mise à disposition sur simple demande. Liste des formations évolutive, en fonction de l'offre catalogue de HFEA ou des évolutions législatives et réglementaires en vigueur. Information dynamique disponible au sein de l'école d'administration et notamment via son site web.

Principales catégories de destinataires

• La personne enregistrée elle-même
• Employeur ou relations de travail de la personne enregistrée
• Autres entreprises privées (à préciser)
• Services publics, entreprises publiques et opérateurs d'intérêt public

Coordonnées du(des) destinataire(s)

ASBL CIH, Avenue de Gaulle 102 - 7000 MONS. Dans le cadre d'une demande ponctuelle et motivée, l'asbl CIH peut être amenée à consulter/utiliser certaines données pour résoudre un problème technique ou dans le cadre d'une maintenance. SA RICOH BELGIUM, Medialaan 28a, 1800 Vilvoorde et Konica Minolta Business Solutions N.V./S.A.. Berkenlaan, 8A-B B-1831 Diegem ou tout autre fournisseur dont les coordonnées peuvent être communiquées sur simple demande adressée à Hainaut Formation Conseil Régional de la Formation All. du Stade 1, 5100 Namur Communes, CPAS, Intercommunales, entreprises publiques, Zone de Police, Zone de secours, ABSL du secteur non-marchand, hôpitaux publics, pouvoirs locaux (en fonction du participant inscrit), asbl du secteur non marchands Quantos Evolution ( dendréo pour Hébergement et conservation), 194, avenue du le gare du Sud de France 34970 Lattes. Dendréo a recours à des sous-traitants ultérieurs pour certaines opérations : Whereby 6700 Maloy, Gate1 n°107 à 6700 Norvége et OVH : 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix et à un autre sous-traitant ultérieur, ce qui peut engendrer un éventuel transfert hors UE : Amazon Web Services : 440 Terry avenue North WA 98109 Seattle-USA.

Transfert

Transfert fondé sur une décision d'adéquation

Pays de transfert

Pour l'éventuel transfert hors UE : USA

Conservation

Autre

Durée et motivation

Le bulletin d'inscription et la liste de présence papier sont conservés 2 ans. Les attestations diverses pour justifier une absence sont conservés 1 an. Les informations utiles à la facturation sont conservées pendant 10 ans. L'Attestation de suivi / de réussite est conservée pendant la durée de carrière des membres du personnel sous la responsabilité des agents et de celle de leur service RH respectifs. La durée de conservation des données à caractère par le sous-traitant en matière d'hébergement/conservation est liée au marché en cours.

Droits des personnes concernées liés à ce traitement

• Droit d'information
• Droit d'accès
• Droit de rectification
• Droit à la portabilité
• Droit à l'effacement

Précisions s'il y a des exceptions aux droits cités précédemment

Le droit de rectification se limite à l'erreur de plume. Pour le droit d'effacement, il pourrait être refusé dans le cas d'une formation toujours en cours ou si la demande intervient avant l'expiration du délai de conservation.